Saját szerveren működjön a levelezése egy cégnek vagy harmadik féltől vásárolja meg?

Krisztián Augusztini
Junior Product Manager at Onbox
2019. augusztus 28.
Megosztás

A cégeknek növekedésük során egyre több dokumentumot és emailt kell kezelniük. Ahhoz, hogy cégen belül a munkatársak megosztott dokumentumokat érjenek el és minden felhasználó a cégét képviselve tudjon levelezni, szükségük van egy levelezőrendszerre, és igény esetén egy közös, akár felhő alapú dokumentum tárhelyre.

Cégünk képviseletének egy formája, ha elvetjük a @gmail.com, @freemail.hu, @yahoo.com végződésű email címeket, és a kommunikációnk a termékünk, szolgáltatásunk képében valósul meg. Például info@sajatceg.hu, minta.janos@sajatceg.hu email címek révén.

Ám ennek a létrehozásához az alábbiak közül melyiket érdemes választani? 4 lehetőség adódik egy email fiók létrehozásakor:

  • Ingyenes email szolgáltatás használata
  • Tárhely vagy internetszolgáltató által nyújtott email szolgáltatás
  • Előfizetéses email szolgáltatás használata
  • Saját levelezőszerver üzemeltetése

Az ingyenes email szolgáltatások tökéletesek lakossági, személyes felhasználásra. Amikor cégről van szó, két hátrányuk van:

  • Amatőr, rossz hírt keltő megjelenés:
    Sokkal professzionálisabb megjelenést ad egy saját domain használata. Az ingyenes domainek azt sugallják, hogy a cég még erre sem akar költeni.

  • Nehézkes használat csapatmunkára:
    A személyes email fiókoknál nincsen egy közös tárhely, ahol a felhasználók könnyen elérhetnek az egész cég számára megosztott fájlokat. Nehezebben kommunikálnak kollégákkal, hiszen nincsen céges címtárjuk, ahonnan a másik elérhetőségéhez egyszerűen hozzájutnának.

Az intenetszolgáltatótól kapott email fiók megint csak nem rendelkezik saját domainnel, és általában a tárhelye kicsi.
A tárhelyszolgáltatótól kapott ellenben már rendelkezik tárhellyel ami számunkra elég lehet, ám az rendszerint drága és funkciószegény. Ráadásul csapatmunkára szintén nem használható.

Ebben a cikkben a saját levelezőszerver üzemeltetését vetjük össze az előfizetéses email szolgáltatás használatával.
Előnyöket és hátrányokat keresünk az alkalmazásukban.

dataplex

Privát szféra

A saját szerver használata (a nevéből adódóan) mindig privátabb közeget jelent, megfelelő beállítások esetén az adatokhoz tényleg csak azok férnek hozzá akiknek azt megengedjük. Legyen szó akár a hatóságokról, személyes megkeresés kell az Ön cége felé, ha szeretnének információkat kérni a rendszeréből.

A felhő alapú szolgáltatás esetében azonban a szolgáltató cég belső szabályrendszeren múlik, hogy kiad-e egy harmadik félnek információt Önről. Az is előfordulhat, hogy azt csak az Ön beleegyezésével teheti meg. Ám olyan is elképzelhető, hogy olyan titkosítás történik a rendszeren belül, hogy a fájlok tartalmát ha szeretnék sem lennének képesek elolvasni és kiadni, mert azt csak két végponton (tehát csak az Önök által ismert gépeken) lehet dekódolni/elolvasni.

Abban a tekintetben, hogy a saját tárolt adatai fölött mekkora kontrollja van a tulajdonosnak, ezt a kört a saját szerver használata nyeri!

Saját szerver 1:0 Előfizetés

Tárhely mérete

Privát szerveren személyre szabottabb lehet egy tárhely mérete, ám azért ugyanúgy fizetni kell, sőt, az üzemeltetési és amortizációs költségeket figyelembe véve az árak magasabbak lehetnek, mintha egy üzleti, online levelező szolgáltatáshoz kiegészítő tárhely csomagot vásárolnánk (amennyiben arra szükség van, hiszen ezek a szolgáltatások a legtöbb esetben több mint elegendő tárhelyet adnak már az alap csomagok mellé is) .

Amennyiben egy új merevlemez/SSD beszerzését vizsgáljuk, akkor a GB-ra vetített ár a saját szerver esetén jóval kisebb. Azonban ha figyelembe vesszük az üzemeltetési költségeket, esetleg meghibásodást illetve amortizációt, továbbá a cég reális tárhely igényeit, jó eséllyel az online szolgáltatás igénybevétele esik ki győztesként. .

Saját szerver 2:1 Előfizetés

Karbantartás

A saját szervert sajnos saját kezűleg kell karbantartani, ami azt jelenti, hogy nagyon kell érteni hozzá, vagy meg kell fizetni azokat az embereket, akik értenek hozzá. Előnye, hogy fix havi költséggel lehet számolni, amit vagy a cég informatikusának bére jelent, vagy pedig egy üzemeltető cég havi díja.

Felhő alapú szolgáltatás esetén ilyen jellegű karbantartási díj nem jelentkezik, ott a teljes rendszert napi 24 órában felügyeli a szolgáltató és bármilyen hibára azonnal reagál. Ez nem azt jelenti, hogy nem fordulhatnak elő hibák, hanem azt, hogy ezekre a szolgáltató azonnal reagál, külön karbantartási díj felszámolása nélkül.

A pontot itt a felhő alapú szolgáltatás kapja, mert plusz költséget közvetlenül nem jelent számunkra a rendszer karbantartása.

Saját szerver 2:2 Előfizetés

Biztonsági mentés

Ha a szerverek csődöt mondanak, az adatok elveszhetnek vagy károsodhatnak, mindkét megoldás esetén.
Saját működésnél nekünk kell gondoskodni plusz tárhelyről, ahova a biztonsági mentéseket végezzük (ha egyáltalán végezzük valamilyen gyakorisággal, ami persze mindenképpen ajánlott), így rajtunk múlik, az adatok mekkora része veszik el egy nem várt meghibásodáskor.

A felhő alapú rendszerek előnye, hogy az adataink egy elosztott rendszerben, iparági standard megoldásokkal vannak védve az adatvesztéstől, pl. több példányban is megtalálhatóak a levelek, így ha egy eszköz meg is hibásodik, adatvesztés nem következik be. Itt meg szeretnénk jegyezni, hogy bármilyen biztosan is vannak dokumentumaink tárolva, bárhol a világon, előfordulhat olyan katasztrófa, nagyobb méretű, egyidejű meghibásodás, ami ellen semmilyen megoldás nem védhet minket. Ennek az esélye azonban rettentően kicsi!

Ezért ezt a kört a felhő alapú szolgáltatásnak adjuk.

Saját szerver 2:3 Előfizetés

Levélszemét

Másnéven kéretlen levelek, spamek, vagy ide sorolhatjuk az adathalász leveleket is, amik jóval veszélyesebbek, egyszerű kéretlen társaiknál. Saját szerver üzemeltetése esetén az ezek ellen való védekezés a cég vagy az üzemeltető saját feladata - akár ingyenes akár fizetős spamszűrő szolgáltatást vesz igénybe, melyek legtöbbször nagyon drágák egy kis vagy közepes vállalat számára. Gondoskodni kell a spamszűrő folyamatos frissítéséről és bizonyos esetekben akár támadásra is reagálni kell.

Ezzel szemben egy felhő alapú előfizetés részét képezi ez a spamszűrő funkció. A szolgáltató feladata az, hogy ezt a rendszert folyamatosan karbantartsa és frissítse. Az előfizetés alapú szolgáltatók, mivel fontos számukra a szolgáltatás minőségének magas szinten tartása, jobb minőségű spamszűrővel rendelkeznek, mint az ingyenes megoldások.

A szolgáltatás minősége és az ár miatt ezt a kört is a felhőszolgáltatás nyerte.

Saját szerver 2:5 Előfizetés

Rendelkezésre állás

Hiába van egy privát és biztonságban lévő rendszerünk, ha nem tudunk vele levelet küldeni vagy fájlt megosztani, még csak szervezeten belül sem. Ha az egész szervert nem érjük el, a karbantartó csapatunkra nagyobb szükségünk van hirtelen, és reménykedünk, hogy pár óra alatt rájönnek mi történt és helyrehozzák a rendszert.

Felhő alapú szolgáltatásként már igen jó, átlagban 95-97% feletti rendelkezésre állást kapunk havidíjunkért cserébe, ami egy hónapban a munkanapok viszonylatában maximum 7 óra állást eredményezhet.
És ez a legrosszabb eset, ilyenek több évente egyszer történnek meg.
Így a karbantartást elvégzik helyettünk, ha baj van, reagálnak rá rendszer szinten.
Vasárnap hajnali kettőkor is, egy profi csapat figyeli a rendszert.

A folyamatos felügyelet és magas, szerződésben vállalt rendelkezésre állás miatt a pont az előfizetés mellett szól.

Saját szerver 2:6 Előfizetés

Rendszervédelem

Saját szerver üzemeltetése esetén a saját informatikusunknak vagy üzemeltető cégünknek kell biztosítani a rendszer védettségét, amelyhez megfelelő szaktudás szükséges.
Lehet használni iparági standardokat és egyedi megoldásokat is.

Ha előfizetünk egy szolgáltatásra, a másik fél dolga a rendszerének frissítése, és ezt akár naponta, sőt, óránként is megteheti anélkül, hogy észrevennénk.

A frissítés egy kényelmetlen plusz munka amit a felhő alapú rendszerekkel meg tudunk spórolni.

Így megint csak az előfizetés mellett szól a pont.

Saját szerver 2:7 Előfizetés

Kiszámítható költségek

A költségek alacsonyan tartása és kiszámíthatósága nagyon fontos. Saját szerver működtetésénél van költsége a szervernek, áramnak, esetenként szélesebb sávú internetnek, karbantartásnak, üzemeltetésnek, és opcionálisan a spamszűrő rendszernek.
A költségek nagy része előre tervezhető és fix, de számolni kell ad hoc feladatokkal, mint pl. egy nem tervezett alkatrész csere vagy egy incidens kezelése, amit nem fed az üzemeltetési szerződés.

Felhő alapú szolgáltatás esetében (a konstrukciótól és a felhasználó számtól függően) egy teljesen fix költséggel számolhatunk havonta vagy évente.

Felhasználók számai alapján fizetünk.
Vannak olyan rendszerek is azonban, mint például az Onbox, ahol sávosan kínálnak csomagokat, így a kisebb ingadozásokat a felhasználók számában nem érzékeli a rendszer, így még kiszámíthatóbbak a jelentkező költségeink. Tehát például 23 felhasználóval ugyan annyit fizetünk mint 14 felhasználóval.

Mivel a felhő alapú szolgáltatás minden esetben a felhasználók számától és a csomagban foglalt funkcióktól függ, nem kell számolnunk ad hoc jellegű feladatokkal, így kiszámíthatóság terén a felhő alapú szolgáltatás kapja a pontot.

Saját szerver 2:8 Előfizetés

Megosztás

Krisztián Augusztini
Junior Product Manager at Onbox
2019. augusztus 28.

Miért váltsunk üzleti email címre?

Képzeljük el, amint egy (pl. biztosítási) tanácsadó leül elénk, elmond pár érdekes ajánlatot számunkra, felkelti az érdeklődésünket, de van még bennünk kétely, szeretnénk később dönteni, ezért megadja a névjegyét nekünk.

Krisztián Augusztini
Junior Product Manager at Onbox
2019. augusztus 9.

Miért nem a “waterfall model”

A vízesés modell többszintes elképzelése a következőkből áll: rendszerkövetelmények majd szoftverkövetelmények tisztázása, ami után következik az elemzés majd a programtervezés és csak azután a kódolás. Ezt követi egy tesztelési fázis, mielőtt piacra bocsátanák a rendszert.

Krisztián Augusztini
Junior Product Manager at Onbox
2019. július 21.

Apró szokások

Pár saját gondolatot szeretnék kiemelni tömören, hogy mi milyen szokásokat vezettünk be saját magunknak. Egyáltalán, miért kellenek szokások a szervezeten belülre?

Krisztián Augusztini
Junior Product Manager at Onbox
2019. július 21.

Próbálja ki most

Az Onbox hatékonyabbá tette a Mi munkákat,
és az Ön csapatáét is azzá teszi

Próbálja ki kártyaadatok nélkül