Netikett: Belső kommunikáció a gyakorlatban!

Krisztián Augusztini
Junior Product Manager at Onbox
2019. november 10.
Megosztás

IT szervezetként a kommunikációval foglalkozva elkötelezetten hisszük, hogy az információ áramlása a vállalaton belül és kívül meghatározza a szervezet jólétét. Legyen szó 2 vagy 100 fős cégről, csak együttműködéssel lehetséges fenntartani a folyamatos fejlődést. Hogy mennyire fontos a belső kommunikáció, itt egy tökéletes példa:

Képzeljenek el egy olyan íróasztalt, ahol cetlik hada rejti a legfontosabb feladatokat (talán épp a saját asztaluk is ilyen 😊). Minden cetli egy utasítás, egy elvégzendő feladat.

post-it-asztal

Ez működik egyszerűbb feladatok esetében, de mi van akkor, ha többen dolgozunk egy projekten, vagy komplikált a munkafolyamat?
Hogyan lehetséges nyomonkövetni a szervezet működését és javítani a hatékonyságot, ha nincs egy mindenki által átlátható rendszer és nincs keret? A kommunikáció a szervezet egészét érinti és könnyű hibázni benne:

  • mert sokszor pontatlanul jelölünk ki feladatot,
  • mert előfordul, hogy nem tisztázzuk a határidőket és a felelősséget,
  • vagy, hagyjuk, hogy a munkatársak az étkezőben kezdjenek pletykálni céget érintő kérdésekről.

Ezek mind - mind a rossz belső kommunikációra utalnak. Pedig az igazi belső kommunikáció egy olyan keret, amelyben hatékonyak és kreatívak lehetünk. Ezekről a keretekről írunk most, amik képesek bármely KKV szereplőt hatékonyabbá tenni.

Milyen csatornákon érdemes kommunikálni?

Kezdésként nézzük meg, hogy milyen csatornákon keresztül érdemes kommunikálni. Alapfelvetésünk, hogy a kommunikációs csatornát a cél határozza meg. Tehát tudnunk kell előre, hogy mit szeretnénk elérni eredményként, és utána válasszuk ki az eszközt hozzá.

Azonban a KKV szektor 48%-a nem végez semmilyen elemzést egy üzleti döntés előtt, így az előtt sem, hogy hol kommunikáljanak. Ennél még lehangolóbb, hogy szintén az 50%-a nem rendelkezik semmilyen belső kommunikációs sztenderddel vagyis nincsen formális keretek között kimondva a kommunikáció mikéntje.

Pedig a vezetői munka 80%-a kommunikáción keresztül történik. Adatokat dolgoz fel email, tárgyalás, meeting és egyéb vezetői megbeszélések során. A gyakorlat az, hogy minél több csatornán megy keresztül az infó annál több a hibalehetőség.

Gondoljunk csak bele, menedzserképzéseken rendszeresen feltűnik az a játék, amit Önök is biztosan ismernek, amikor az első embertől a történet mire elér a tizedikig, már teljesen másról van szó. Hiába tudjuk és próbáljuk elkerülni, mindig torzul az információ.

Íme egy történetet ami egy ügyfelünkkel történt meg:
Az Ügyfél profilja a zöldség-gyümölcs kis és nagykereskedés, de szállodáknak és éttermeknek is szállítanak ki.
A legtöbb étterem 1 hétre előre adja le a megrendelését, és napi kiszállítást kér, mert nem tudja hol tárolni a gyorsan romló árut.
A cég erre kialakított standardja az volt, hogy a főnök megkapta a rendeléseket emailben és Viberen küldte ki a azokat a dolgozóinak.

Történt egyszer hogy egy alkalmazott, hogy-hogy, hogy nem, bevásárolt egy héttel előre és leszállította a teljes heti megrendelést egy adott étteremnek. Képzeljék el azt a szituációt, amikor ott áll Önök előtt egy kamionnyi gyorsan romló zöldség és gyümölcs, és nincs hol tárolni és mind ezt nyáron...
Jogosan merül fel a kérdés, vajon hol csúszhatott félre a kommunikáció? Náluk konkrétan a csatonák közti váltással és egy ingyenes rendszer (Viber) használatával ment el a kommunikáció. Mert a Viber jó dolog, de nem az ilyesfajta munkára.

El lehet kerülni a hasonló félreértéseket ha céges levelezést alkalmaznak, és például ha van időzített levélküldés, amivel a főnök most már be tudja magának időzíteni a megrendeléseket, hogy még véletlenül se legyen hibalehetőség e téren.

Ami ebből levonható, hogy van, amikor nem lehet elkerülni a formális csatornákat és a szervezet méretétől függetlenül jó, ha rendelkezünk céges levelezéssel, mert visszakereshető és átlátható.

Megosztás

Krisztián Augusztini
Junior Product Manager at Onbox
2019. november 10.

Mitől lesz az Onbox egy emberközeli szoftver?

Kutatásaink azt mutatják, hogy a cégek 80%-a hallotta már azt a - lassan már - közhelyet, hogy “a digitalizáció meg tudja könnyíteni a napi munkát”. A helyzet az, hogy ezt megerősíti a [BDO Magyarország tanulmánya](https://www.hrportal.hu/c/tobb-mint-250-ezer-betoltetlen-allas-van-magyarorszagon-20191106.html), ami arra hívta fel a figyelmet, hogy mivel a munkaerőhiány várhatóan hosszú ideig fennálló probléma marad, a cégeknek számolniuk kell az egyszerűbb folyamatok automatizálásával.

Krisztián Augusztini
Junior Product Manager at Onbox
2019. november 7.

Mindennapi vezetés: kíméljük meg magunkat

A cégük, illetve vállalkozásuk ott tart, ahol fél évvel ezelőtt tervezték?… És hol fognak tartani 6 hónap múlva? Látják e a szép jövő ígéretét, vagy a napi gondok egyszerűen beárnyékolják a lehetőségeket?

Krisztián Augusztini
Junior Product Manager at Onbox
2019. október 18.

A kis vállalkozások költségcsökkentő lehetősége

Cégek esetében az email cím olyan, mint az első kézfogás: megalapozza a rólunk kialakított képet.

Krisztián Augusztini
Junior Product Manager at Onbox
2019. október 5.

Próbálja ki most

Az Onbox hatékonyabbá tette a Mi munkákat,
és az Ön csapatáét is azzá teszi

Próbálja ki kártyaadatok nélkül