Netikett: Belső kommunikáció a gyakorlatban!

IT szervezetként a kommunikációval foglalkozva elkötelezetten hisszük, hogy az információ áramlása a vállalaton belül és kívül meghatározza a szervezet jólétét. Legyen szó 2 vagy 100 fős cégről, csak együttműködéssel lehetséges fenntartani a folyamatos fejlődést. Hogy mennyire fontos a belső kommunikáció, itt egy tökéletes példa:

Képzeljenek el egy olyan íróasztalt, ahol cetlik hada rejti a legfontosabb feladatokat (talán épp a saját asztaluk is ilyen 😊). Minden cetli egy utasítás, egy elvégzendő feladat.

Ez működik egyszerűbb feladatok esetében, de mi van akkor, ha többen dolgozunk egy projekten, vagy komplikált a munkafolyamat?
Hogyan lehetséges nyomonkövetni a szervezet működését és javítani a hatékonyságot, ha nincs egy mindenki által átlátható rendszer és nincs keret? A kommunikáció a szervezet egészét érinti és könnyű hibázni benne:

• mert sokszor pontatlanul jelölünk ki feladatot,
• mert előfordul, hogy nem tisztázzuk a határidőket és a felelősséget,
• vagy, hagyjuk, hogy a munkatársak az étkezőben kezdjenek pletykálni céget érintő kérdésekről.

Ezek mind - mind a rossz belső kommunikációra utalnak. Pedig az igazi belső kommunikáció egy olyan keret, amelyben hatékonyak és kreatívak lehetünk. Ezekről a keretekről írunk most, amik képesek bármely KKV szereplőt hatékonyabbá tenni.

Milyen csatornákon érdemes kommunikálni?

Kezdésként nézzük meg, hogy milyen csatornákon keresztül érdemes kommunikálni. Alapfelvetésünk, hogy a kommunikációs csatornát a cél határozza meg. Tehát tudnunk kell előre, hogy mit szeretnénk elérni eredményként, és utána válasszuk ki az eszközt hozzá.

Azonban a KKV szektor 48%-a nem végez semmilyen elemzést egy üzleti döntés előtt, így az előtt sem, hogy hol kommunikáljanak. Ennél még lehangolóbb, hogy szintén az 50%-a nem rendelkezik semmilyen belső kommunikációs sztenderddel vagyis nincsen formális keretek között kimondva a kommunikáció mikéntje.

Pedig a vezetői munka 80%-a kommunikáción keresztül történik. Adatokat dolgoz fel email, tárgyalás, meeting és egyéb vezetői megbeszélések során. A gyakorlat az, hogy minél több csatornán megy keresztül az infó annál több a hibalehetőség.

Gondoljunk csak bele, menedzserképzéseken rendszeresen feltűnik az a játék, amit Önök is biztosan ismernek, amikor az első embertől a történet mire elér a tizedikig, már teljesen másról van szó. Hiába tudjuk és próbáljuk elkerülni, mindig torzul az információ.

Íme egy történetet ami egy ügyfelünkkel történt meg:
Az Ügyfél profilja a zöldség-gyümölcs kis és nagykereskedés, de szállodáknak és éttermeknek is szállítanak ki.
A legtöbb étterem 1 hétre előre adja le a megrendelését, és napi kiszállítást kér, mert nem tudja hol tárolni a gyorsan romló árut.
A cég erre kialakított standardja az volt, hogy a főnök megkapta a rendeléseket emailben és Viberen küldte ki a azokat a dolgozóinak.

Történt egyszer hogy egy alkalmazott, hogy-hogy, hogy nem, bevásárolt egy héttel előre és leszállította a teljes heti megrendelést egy adott étteremnek. Képzeljék el azt a szituációt, amikor ott áll Önök előtt egy kamionnyi gyorsan romló zöldség és gyümölcs, és nincs hol tárolni és mind ezt nyáron...
Jogosan merül fel a kérdés, vajon hol csúszhatott félre a kommunikáció? Náluk konkrétan a csatonák közti váltással és egy ingyenes rendszer (Viber) használatával ment el a kommunikáció. Mert a Viber jó dolog, de nem az ilyesfajta munkára.

El lehet kerülni a hasonló félreértéseket ha céges levelezést alkalmaznak, és például ha van időzített levélküldés, amivel a főnök most már be tudja magának időzíteni a megrendeléseket, hogy még véletlenül se legyen hibalehetőség e téren.

Ami ebből levonható, hogy van, amikor nem lehet elkerülni a formális csatornákat és a szervezet méretétől függetlenül jó, ha rendelkezünk céges levelezéssel, mert visszakereshető és átlátható.