Így dolgozzunk okosan

Krisztián Augusztini
Junior Product Manager at Onbox
2019. december 6.
Megosztás

Egy olyan történetet hoztunk Önöknek, ami segít rámutatni, hogy mi hogyan építettünk okosabb szervezetet! Ebben a történetben a főszereplők a kollégáink, akikkel nagyot szerettünk volna alkotni, és akik most is azon vannak, hogy jobbá tegyék a rendszerünket.

okos szervezet

Képzeljenek el egy ötletet, ami igazán megfoghatatlan, ám érezzük, hogy megoldást ad egy problémára, hogy azzal az ötlettel képesek vagyunk jobb hellyé tenni a világot. Volt már ilyen Önökkel? Gondolom éreztek már hasonlót.
Két évvel ezelőtt egy átlátható és egyszerű kommunikációs rendszert akartunk létrehozni a KKV szektor részére. Azt láttuk, hogy a legfejlettebb vállalkozásban is lehetnek kommunikációs nehézségek,

és ha baj van a kommunikációval akkor semmi sem működik hatékonyan.

Missziónk lett tehát ennek a nehézségnek a megoldása.

Nem volt előttünk, hogy fog kinézni a rendszer és az sem, hogy pontosan milyen funkciókkal fog rendelkezni ez a platform. Az egyetlen fontos dolog, amit tudtunk, hogy szeretnénk egy olyan eszközt:

  • ami segíti a működést
  • ami hatékonyabb belső kommunikációt biztosít
  • és ami a felhasználóra szabható.

Az első lépés ilyenkor, hogy végignézzük a piacot és keressük a versenytársakat. Mi hosszas keresés után néhány alig észrevehető konkurenciára lettünk figyelmesek, akiket talán Önök is ismernek! Ez a Google és a Microsoft. 😅

Mivel ilyen elképesztően erős cégek állják az utunkat, rájöttünk, hogy az egyetlen esélyünk a sikerre, ha a saját lehetőségeinkhez képest okosabban végezzük a munkánkat és kihasználjuk a méretbeli különbségeket, mert a legnagyobb esélyünk a rugalmasság.

Ezért vettük a smart szervezetek jellemzőit és elkezdtük alkalmazni őket.

De mik is a smart szervezet jellemzői a gyakorlatban? Számunkra fél évbe került felépíteni egy ilyen rendszert és azóta is így működünk.

Az eszközeinkkel és erőforrásainkkal, igyekszünk javítani a szolgáltatásaink minőségét

Az egyik legértékesebb erőforrásunk a munkatársainkban rejlik. A 10 fős fejlesztői csoportunkat ketté bontottuk és két különböző szerepbe helyeztük őket.

A csoport:
Tekintsenek a termékre fejlesztői szemmel, és hozzák létre a legegyszerűbb szolgáltatási tervet. - Azaz, hogyan tudják a legkevesebb munkával előállítani a legszínvonalasabb szolgáltatást. Mondják meg a hogyant.

B csoport:
Lássák a szolgáltatást Ügyfélként. Legyenek felhasználók ne csak fejlesztők és segítsenek már a tervezés legkorábbi szakaszában is a visszajelzéseikkel.

Erre azért van szükség, mert ha fejnehézzé válik egy szervezet, és mindent a vezető akar megmondani, elveszíti a fókuszt.

Ennek eredménye egy közel 80 pontos terv lett, amit összefésültünk, és ez adta az Onbox gerincét. Ki is mondtunk pár vezérelvet a tervezésünkhöz.
Magunkból indultunk ki, és a leglustább ügyfelekre gondoltunk, hogy minél kevesebb kattintásból minél több dolgot meg tudjunk oldalni.

Tehát szánjuk rá az időt a visszajelzésekre formális keretek között. Profin, okosan.

A működési költségeinket alacsonyan tartjuk, illetve az erőforrásainkat takarékosan kezeljük

Ha rendelkezünk egy kerettel, az nem azt jelenti, hogy szabadon költekezhetünk. Csupán annyit jelent, hogy vannak erőforrásaink, amikért felelősek vagyunk.

Nem minden munkát akartunk mi elvégezni, vannak olyan folyamatok, amit kiszerveztünk a hatékonyság és takarékosság jegyében. Mindenki tudja, hogy a feladatainak egy része jövedelemtermelő, a másik része pedig csupán azért van, hogy később érjen haza a munkából! Az az a bizonyos “szükséges rossz”.

Igyekszünk bevonni az Ügyfeleinket az értékesítési folyamatokba, illetve folyamatos visszajelzést kérünk

Tegyék fel maguknak a kérdést:
Mi alapján vezetnek be valamit a piacra?
Mivel nekünk nem volt egyértelmű válaszunk rá, megkérdeztük a célközönséget.
Felkerestünk több mint 200 KKV-t, és megkértük őket, hogy kedvezményért cserébe szolgáltatnának-e nekünk adatot arról, hogy milyennek látják az Onbox-ot és hogyan tennék jobbá. Összefoglalva, mondják el, hogy milyen rendszert használnának szívesen.

Gyorsan reagálunk a környezeti változásokra

A legnagyobb érték a leendő Ügyfeleink visszajelzése: ilyenkor lényegében az történik, hogy elmondja a célcsoportunk, hogy mitől lenne az ügyfelünk! Nekünk csak erre kell reagálnunk.
Visszajelzéseket gyűjtünk folyamatosan személyesen és a piaci trendeket kutatva.

Jegyzetek: az emberek elmondták, hogy napi szinten jegyzetelnek a piszkozatba vagy elküldenek maguknak egy emailt a fontosabb tartalommal. Ez egy kreatív megoldás, de nem praktikus, mert egy idő után átláthatatlan.

Feladatlista, azaz feladatkiosztás: azt tapasztaltuk, hogy rengetegen küldenek feladatokat emailben. De a feladatok fejlődnek és bonyolódnak az idő múlásával, ezért több levelet később hosszú időbe kerülhet visszafejteni, hogy megtudjuk, hogy hol is tart a feladat. Ezt úgy kezeltük, hogy feladatlistákat lehet emailekben küldeni és embereket lehet hozzájuk rendelni.

Átlátható, kollégára szűrhető megosztás: kicsit átláthatatlan volt számunkra a megosztások és jogosultságok kezelése a Drive-ban, pedig egy nagyon jó platform a Gmailnél. De mikor már több mint 3 emberről és 10 fájlról beszélünk, elkezd kuszálódni a helyzet.
Az Onbox tárhelyén szűrni tudunk egy kollégára, hogy milyen adatokat ér el, és ezt 2 gombnyomással meg tudjuk szüntetni.
Ez abból a jelenségből jött, hogy sokan féltek, hogy egy esetleges elbocsátásnál a kolléga kényes adatokhoz fér hozzá és azokkal visszaélhet.

Ahogy látjuk tettek kellenek, hogy a szervezetek a régi idők szokásait megváltoztassák és befogadják az új idők eszközeit, látásmódját.

Szenvedéllyel az egyszerű és átlátható kommunikációért

Egy okos szervezet nem csak úgy megjelenik a piacon, az okos rendszer, amiben dolgozunk, egy folyamat eredménye. Az ember az okos szervezet alapja.

Végezetül néhány gondolat elvitelre: Merjenek kérdezni a társaiktól, az Ügyfeleiktől és leginkább Önmaguktól! A szervezet nem egy varázsütésre lesz okos, azzá válik a hozzáállás és a belső és külső környezetünkre adott reakciók révén. Változtassanak a működésükön, mert mindenük megvan, hogy létrehozzanak egy okos szervezetet!

Megosztás

Krisztián Augusztini
Junior Product Manager at Onbox
2019. december 6.

A kommunikáció és a lojalitás

Mit tehetünk akkor, hogyha el szeretnénk küldeni valakit, de félünk, hogy az illető kényes adatokat töröl a rendszerből?

Krisztián Augusztini
Junior Product Manager at Onbox
2019. november 26.

A felelősségben tartás

Feladatot kiosztani nem egyszerű feladat. Hogyan tudjuk hatékonyan csinálni, hogy utána ne kelljen aggódnunk érte, hogyan halad?

Krisztián Augusztini
Junior Product Manager at Onbox
2019. november 18.

Netikett: Belső kommunikáció a gyakorlatban!

IT szervezetként a kommunikációval foglalkozva elkötelezetten hisszük, hogy az információ áramlása a vállalaton belül és kívül meghatározza a szervezet jólétét. Legyen szó 2 vagy 100 fős cégről, csak együttműködéssel lehetséges fenntartani a folyamatos fejlődést. Hogy mennyire fontos a belső kommunikáció, itt egy tökéletes példa:

Krisztián Augusztini
Junior Product Manager at Onbox
2019. november 10.

Próbálja ki most

Az Onbox hatékonyabbá tette a Mi munkákat,
és az Ön csapatáét is azzá teszi

Próbálja ki kártyaadatok nélkül