Az online meetingek alapszabályai
Az online értekezletek egyik fő problémája, hogy a beszélgetés résztvevői nem ismerik az úgynevezett netikettet. De ez a probléma könnyedén kiküszöbölhető, ha igyekszünk beleásni magunkat a virtuális értekezlet etikettet szabályaiba, ezáltal folyamatosan fejlődhet a virtuális térben történő meeting minősége és eredményessége.
Íme néhány olyan tipp, ami segít tökéletesíteni a munkatársakkal és (leendő) ügyfelekkel való online kapcsolattartást.
Megfelelő öltözet
Ügyeljen arra, hogy legalább deréktól felfelé nézzen ki elegánsan vagy az alkalomnak megfelelően. Nem nyújt jó benyomást egy délbe pizsamában meetingező kolléga. Amellett, hogy a megfelelő öltözet segít a munkatársainak és az ügyfeleknek, hogy komolyan vegyék Önt, a sikerhez való öltözködés pozitív hatással van a mentális és érzelmi állapotra is, ezzel lehetővé téve, hogy magabiztosnak érezze magát és produktívabb legyen.
Technikai ellenőrzés
Egy online meeting során nincs annál nagyobb időpazarlás, amikor technikai nehézségek akadályozzák a videokonferencia-hívást. Ezért fontos, hogy mindenki legalább 5 perccel a megbeszélés kezdete előtt be jelentkezzen a találkozóra. Így a találkozó kezdete előtt van ideje ellenőrizni, hogy sikeresen csatlakozhat-e az online megbeszéléshez, és hogy az Ön által használt eszközök és technológiák megfelelően működnek-e.
Környezet
Elég nehéz komolyan venni az embereket, amikor mögöttük az ágyukat, a koszos ruhákat, a rendetlenséget, a nyitott szekrényeket, vagy a félig elfogyasztott ételeket tartalmazó tányérokat látjuk. Tervezze meg és tesztelje, hogy mi fog látszani a kamera nézetében jóval az értekezlet előtt, és hozzon létre egy profinak tűnő beállítást. Szakemberek azt javasolják, hogy egy nyitott szoba helyett legyen egy fal maga mögött. Valamint helyezzen olyan tárgyakat a háttérbe, amelyek harmónikus irodai környezetet sugallnak. A világítás szintén fontos a szakmai környezethez. Ne legyen ablak előtt, mert ez sötét sziluettet varázsol. És ügyeljen arra, hogy szobája világítása megfelelő legyen ezáltal jól látható lesz a kamera előtt.
Némítás
A háttérzaj a legrosszabb, és szinte lehetetlen elkerülni. Akár a gyerekei játszanak a háttérben, akár a kutyája ugat, akár a szirénák zúgása a távolból, akár kollégái beszélgetése és ezt szorozzuk meg annyiszor, hogy mindenki hívás közben egy zajos helyzetet kap, nem beszélve a többször előforduló különböző mikrofonokból érkező visszhangokról. Éppen ezért az egyik legfontosabb virtuális etikett-tipp, az, hogy elnémítja magát, amikor éppen nem beszél. Sokszor a megbeszélés házigazdája képes kezelni ezt, és szükség szerint némíthatja az embereket, de ha ez nem így van, akkor tudnia kell, hogyan tudja ki- és bekapcsolni mikrofonját.
Pár ötlet, hogyan tudja korlátozni a zavaró tényezőket:
- Csukja be a szoba ajtaját
- Kapcsolja ki vagy némítsa le a telefonját
- Meeting alatt ne ellenőrizze az e-maileket
- Használjon jegyzetfüzetet és tollat jegyzeteléshez (Lehetőség szerint ne írjon számítógép billentyűzetén, mert a benne található mikrofon közvetlenül mellette helyezkedik el.)
- Használjon fülhallgatót a háttérzaj csökkentésére
- Ne egyen a virtuális találkozók alatt
- Ne nyisson meg egyszerre több ablakot, és próbáljon egyéb feladatokat elvégezni az értekezlet alatt. (A megbeszélés alatt csak a szükséges dokumentumokat és prezentációkat érdemes a képernyőn elhelyeznie.)
- Ne beszéljen bele és ne szakítson meg másokat, amikor beszélnek
További érdekes tartalmakért kövess minket a facebook oldalunkon és instagramon, vagy iratkozz fel hírlevelünkre a lap alján 😊! Próbáld ki ide kattintva a 30 napig ingyenes próbaidőszakot!😊